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「記 以上」の意味は?使い方にはルールがある?例文でご紹介!

記書き

「記 以上」の意味は?使い方にはルールがある?例文でご紹介!

「記 以上」はビジネスでの文書や公的文書でよく用いられる使い方ですよね。

でも、よく見るものの、その正確な意味や読み方、使い方についてはわからなかったりします。

あい
そこで、「記 以上」の意味や使い方のルールを例文と一緒に見ていきましょう。

「記 以上」の意味は?使い方にはルールがある?

記 以上の意味

まず「記 以上」の読み方が気になりますよね。

そのまま読むと「き いじょう」となりそうですが、違う読み方があるのでしょうか。

実は読み方は決まっており、「記 以上」は「記書き(きかき)」といいます。

学校からの手紙やビジネスでの書面などでよく見かけますが、なぜかというと、役所や国の公文書では必要に応じて記書きをすることが決まっているからです。

では、「記 以上」にどんな意味があるのかというと、「記」は「これから必要な情報を提示します」という意味で、「以上」の意味は「これで必要な情報は終わりです」ということです。

では公的文書でなぜ「記 以上」を使うことが決められているのかというと、必要な情報を簡潔に相手に見やすくできるからです。

簡単な例文を見てみましょう。

      記

開催場所    〇〇

開催日時    〇月〇〇日 〇〇時から

今回のテーマ 「〇〇〇〇」

                 以上

このような例文になります。

確かに会議やイベントなどを開催する際に上記の例文のようにまとめると、内容が簡潔にわかりますよね。

だからこそ、いろいろな文書で見かける書き方なんでしょうね。             

では「記 以上」の読み方や意味がわかったところで、使い方を見ていきましょう。

いつも目にしていると「記 以上」は記載されている場所が決まっていたりしますよね。

実は使い方にはちょっとしたルールがあるんです。

では「記 以上」の使い方について見ていきましょう。

まず、「記 以上」は1枚で終わる書類に使うという決まりがあります。

というのも、「記 以上」は内容を簡潔にするために使うものであり、数ページ・数枚に及ぶ書類の場合は内容が簡潔にまとまっているとは言えないからです。

そのため、書類が2枚以上になる場合は「記 以上」以外の言葉を使うようにしてください。

次の使い方の決まり事として、「記 以上」の書く場所は上記の例文のように決まっています。

「記」は簡潔に伝えたい内容を書いた1行上に書きます。

しかも横書きの場合は行の真ん中に書きます。

そして「以上」は簡潔にまとめた内容の1行下、右端に書きます。

そして「記 以上」を使う場合はセットで使うのが決まりです。

「記」で始めたものは一般的には「以上」で終わらせます。

例えば手紙などで「拝啓」と書き出したら、「敬具」で終わらせるのと同様です。

さらに「記 以上」で終わらせた書面には追加で文章は書けません。

というのも既に「以上」で必要事項を簡潔に終わらせているからです。

もし追記が必要なら書き直すのがマナーです。

あい
このように「記 以上」は「必要事項をまとめる」意味合いがあり、いくつかの使い方のルールがあります。
ただ、難しいルールではなく、あくまでも相手にわかりやすくするための書き方なので、もし公的文書を作成するようなことがあれば使ってみるといいでしょう。
では、さらに詳しい使い方を例文で見てみましょう。

「記 以上」の使い方を具体的な例文で見てみよう!

記 以上の使い方

「記 以上」の意味や使い方のルールがわかったところで、さらに具体的な使い方を例文で見ていきましょう。

「    新ブランド発表会のご案内

拝啓
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
この度弊社では大変ご好評をいただいておりますブランドの姉妹ブランドとして、新たなブランドを立ち上げることになりました。

つきましては、日頃よりご愛顧賜っておりますお得意様に向けた発表会を開催したくお知らせ申し上げました。

ご多用中、誠に恐縮ではありますがぜひお越しいただきたく、何卒、よろしくお願い申し上げます。
       記

日時   令和4年10月30日(日) 午後1時から3時
場所   東京〇〇ホテル 3階
目的   新ブランドお披露目会
                     以上」

これは新ブランドのお披露目を目的とした案内状の例文です。

例文の前半には挨拶文が書かれ、重要なことは「記 以上」に記載してあります。

簡単にいうと、お披露目会に来てくださいという意味の書面なのですが、「記 以上」の使い方をきちんとすることで、イベント会場や目的など重要事項を簡潔にまとめられます。

逆に言えば、最低限、「記 以上」の内容と意味さえ押さえておけば大抵は大丈夫です。

例えばビジネスなどで、このような案内状を送る際にはある程度のフォーマットが決まっています。

そのため、文章前半の挨拶文で悩むことはあまりないでしょう。

ただ、「記 以上」の内容を間違ってしまうと大変なことになります。

そのため、もし手紙などで「記 以上」を使う場合は使い方はもちろん、内容に間違いがないようにしてください。

また、「記 以上」の使い方として一般的なのは書面です。

もしくは書面データとして先方に送ることもあります。

その場合は書面と同じ使い方なのでいいのですが、メールで使う場合はどのような使い方をしたらいいのでしょうか。

基本的なルールは同じなのですが、メールの場合は「記 以上」の書く場所が違います。

というのも、中央揃えや右端揃えをしたとしても、先方のメールで例文のように表記されるとは限らないからです。

そのため、もしメールで使う場合は仕切り線や記号を使って相手の目に触れやすくします。

もしくは、内容がわかるような意味合いの文なら、「記 以上」を使わないというのも一つの方法です。

そして「記」で始まった場合は「以上」で終わらせるのが一般的な使い方ではありますが、メールの場合は「以上」で終わらせるとそっけないイメージになりがちです。

そのため、「以上よろしくお願いいたします」、「以上、ご不明な点は〇〇までお問い合わせください」と終わらせて大丈夫です。

あい
このように「記 以上」は大事なことをまとめて表記する意味合いで使われており、使い方はルール通りに使えばいいです。
ただ、メールの場合はちょっと違います。
そのため、もしメールでお知らせを送る場合は気をつけてください。
例文のようにうまく表記されるかわからない場合は、無理に使う必要もありません。

「記 以上」の意味は?使い方にはルールがある?例文でご紹介!まとめ

「記 以上」には文章の要点を簡潔にまとめる意味合いがあることがわかりました。

そのため、ビジネスや公的文書でよく使われるのですが、使い方にはいくつかルールがあります。

もしビジネスシーンで使う場合は、例文のように書く場所や「以上」で終わるなど、一般的なルールを守るようにしましょう。

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